Trazabilidad del transporte de mercancías: qué registrar para poder demostrar qué pasó

Trazabilidad en transporte es poder demostrar, meses después, qué se pactó, qué se cargó, qué documento llevaba el conductor, qué se entregó y en qué estado, con fecha, autor y evidencia de cada paso. La posición del camión ayuda, pero no responde a una reclamación. Para eso hay que registrar cada fase del viaje en un historial que no se pueda reescribir y conservarlo al menos mientras puedan presentarse reclamaciones.

¿Qué diferencia hay entre trazabilidad y localización?

La localización dice dónde está el vehículo ahora; la trazabilidad, qué le ha pasado al servicio. Cuando se habla de trazabilidad suele pensarse en el GPS, pero la pregunta que llega con una reclamación es otra: ¿qué se entregó, en qué estado, quién lo firmó y qué documento llevaba el conductor en ese momento?

• Localización: dónde está ahora el vehículo.
• Trazabilidad: la secuencia registrada de lo que le ha pasado al servicio, con fecha, autor y evidencia, desde la orden hasta el cierre.

¿Qué conviene registrar en cada fase?

Lo que alguien podría discutir después. La tabla recoge lo mínimo por fase:

¿Por qué pesan tanto las reservas?

Porque sin ellas la ley presume que todo estaba bien, en la carga y en la entrega. Una reserva anotada en el momento, con su descripción, vale mucho más que una explicación semanas después.

• En la carga: si en la carta de porte o en un documento separado no consta ninguna reserva motivada del porteador, se presume que la mercancía y su embalaje estaban en el estado descrito (artículo 14 de la Ley 15/2009 (se abre en una pestaña nueva)).
• En la entrega: el destinatario tiene que hacer sus reservas por escrito en el momento, describiendo la pérdida o avería; para daños no manifiestos dispone de siete días naturales. Sin reservas, se presume que recibió la mercancía como describe la carta de porte (artículo 60).
• El recibo: el porteador puede exigir al destinatario un recibo de lo entregado, en su ejemplar de la carta de porte o en documento separado firmado por ambos (artículo 12).

En transporte internacional la lógica es la misma: el Convenio CMR (se abre en una pestaña nueva) presume el buen estado aparente si el transportista no anota reservas al cargar (artículo 9), y da al destinatario siete días, sin contar domingos ni festivos, para los daños no aparentes (artículo 30).

¿Durante cuánto tiempo hay que poder demostrarlo?

Como mínimo un año, y en algunos casos más. Los plazos que marcan el horizonte del registro son estos:

• Reclamaciones del contrato: prescriben en un año, o en dos si hay dolo o infracción consciente y voluntaria; para pérdidas parciales, averías o retrasos, el plazo cuenta desde la entrega (artículo 79 de la Ley 15/2009). En internacional, un año, o tres con dolo (artículo 32 del CMR).
• Documento de control: al menos un año, por el cargador contractual y por el transportista efectivo (Resolución de 5 de junio de 2026 (se abre en una pestaña nueva)).
• Carta de porte con el porteador efectivo: un año (artículo 10 bis de la Ley 15/2009).

En la práctica, un registro que se borra o se vuelve inaccesible antes de esos plazos deja a la empresa sin pruebas justo cuando más falta le hacen.

¿Qué documento llevaba el conductor en cada momento?

Solo se puede saber si se guardan todas las versiones, no solo la última. Si el documento de control cambia durante el servicio, la resolución exige conservar la trazabilidad del cambio: o se mantienen en el mismo PDF los datos antiguos marcados como no válidos junto con el motivo, o se conserva el fichero original si se genera uno nuevo.

Lo mismo vale para la carta de porte y para cualquier documento que se corrija en ruta: la pregunta de una inspección o de un cliente suele referirse a un momento concreto, no al estado final del viaje.

¿Qué hace fiable un registro?

Que no se pueda reescribir y que cada entrada diga quién, cuándo y con qué prueba. Cuatro requisitos:

• Se añade, no se reescribe. Un registro que se puede editar después no demuestra nada.
• Fecha y autor en cada entrada, incluidas las que hacen terceros sin cuenta (destinatarios, transportistas subcontratados).
• Evidencia vinculada: la foto, la firma o el documento, con una huella que permita comprobar que no ha cambiado.
• Todo en el mismo sitio, colgando del viaje y del expediente, para poder entregarlo junto.

Un ejemplo de reclamación

Pongamos que, tres meses después de una entrega de 24 palés en Zaragoza, el cliente reclama dos palés con el film roto y la mercancía dañada. Con un registro completo, la respuesta sale del viaje: la entrega se firmó con reserva, el destinatario escribió «2 palés con film roto», hay dos fotos con hora y el documento de control y la carta de porte de ese día están guardados con su huella.

Sin ese registro, la discusión depende de lo que recuerde el conductor y de un albarán con una firma ilegible. La diferencia no está en la tecnología, sino en que la reserva se escribió en el momento y quedó unida al viaje.

Es lo que hace la línea de tiempo del viaje en SIDODI: estados, asignaciones, documentos, firmas, incidencias y accesos al documento, con huella SHA-256 de cada versión. Firmas y evidencias.