Confianza · Conservación de documentos

Cuánto hay que guardar el DeCA y la carta de porte

El documento de control (DeCA) se conserva al menos un año, y lo deben guardar tanto el cargador contractual como el transportista efectivo. La carta de porte de los contratos con porteador efectivo, también un año. La documentación del negocio en general puede tener plazos más largos, como los seis años del Código de Comercio. SIDODI conserva cada versión emitida con su huella; cuánto tiempo siguen en la plataforma se fija en el contrato.

Carácter informativo. No sustituye el asesoramiento legal ni las condiciones del contrato firmado con cada empresa. Lo que se puede pactar solo obliga una vez firmado.

Última revisión: 21 de octubre de 2026

1 · Comprobable hoy

Lo que ya aplica SIDODI

Lo que ya describen las páginas del producto sobre lo que queda guardado:

Cada reemisión del DeCA queda numerada con su motivo, su autor, su fecha y la huella SHA-256 del PDF, y la versión anterior se conserva.
Descrito en DeCA electrónico
El eCMR usa el mismo motor: cada emisión queda numerada con su huella y las anteriores se conservan.
Descrito en eCMR
La línea de tiempo del viaje registra creación, cambios de estado, documentos, incidencias, emisión, firma y cada apertura del documento desde el QR. Los eventos se añaden; no se editan ni se borran.
Descrito en Firmas y evidencias
Las fotografías, los EIR y los archivos adjuntos guardan su huella SHA-256.
Descrito en Viajes y expedientes
El administrador puede descargar todos los datos y documentos de su empresa en un único archivo.
Descrito en Qué es SIDODI

2 · Por contrato

Lo que se puede pactar

Lo que depende de un acuerdo, con SIDODI o con la otra parte del transporte:

Durante cuánto tiempo siguen disponibles los documentos en la plataforma y qué pasa con ellos al terminar el contrato. Se fija en el contrato con cada empresa.
Quién genera y guarda los ficheros del DeCA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son empresas distintas, y cómo descarga el otro su copia durante el año.
Si vuestros clientes os piden conservar el dossier del viaje más tiempo del que exige la norma, por ejemplo para reclamaciones o auditorías propias.

3 · Marco y límites

Lo que conviene saber

Plazos y artículos

DeCA: al menos un año, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre. Obligados: quienes deben documentar el envío, es decir, el cargador contractual y el transportista efectivo. Artículo 9.1 de la Orden FOM/2861/2012 y apartado segundo.4 de la Resolución de 5 de junio de 2026.
Soporte: cualquiera, siempre que se mantenga íntegra toda la información exigida y los datos sean legibles (artículo 9.2 de la Orden FOM/2861/2012).
Carta de porte en los contratos con porteador efectivo: un año, por el cargador contractual y el porteador efectivo. Artículo 10 bis de la Ley 15/2009, añadido por el Real Decreto-ley 14/2022.
Documentación y justificantes del negocio: seis años desde el último asiento de los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales. Artículo 30 del Código de Comercio.

Conservar no es lo mismo que mantener activo el QR

La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que la URL del QR descargue el PDF mientras dura el servicio y permite desactivarla siete días naturales después de terminarlo. La obligación de conservación del año sigue aunque el QR ya no funcione: el documento tiene que poder presentarse a la inspección por otra vía.

Si el DeCA cambia en ruta y se genera un PDF nuevo, el original también se conserva.

Qué conviene confirmar con vuestro asesor

Si a vuestras cartas de porte y documentos de viaje les afectan, además, los seis años del Código de Comercio o plazos fiscales, según cómo los uséis como justificantes.
Desde cuándo contáis el plazo en vuestra organización (fecha del servicio, de la factura o del cierre del ejercicio) para fijar una regla única de archivo.
Cómo se conservan los documentos de los transportes internacionales, que siguen su propio régimen y no el del DeCA.

Un viaje de octubre. Pongamos un viaje realizado el 14 de octubre de 2026 con un cambio de semirremolque a mitad de ruta. Hay dos versiones del DeCA: la original y la reemitida con la matrícula nueva. El QR puede dejar de descargar el PDF siete días después de terminar el servicio, pero las dos versiones tienen que poder presentarse a la inspección, como mínimo, hasta octubre de 2027. La carta de porte de ese viaje, si el precio supera 150 euros y hay porteador efectivo, también un año.

Preguntas frecuentes

Conservación de documentos: dudas habituales

¿Basta con guardar el DeCA en PDF?

Sí, si el PDF mantiene íntegra y legible toda la información exigida. La Orden FOM/2861/2012 admite cualquier soporte con esas condiciones.

¿Tienen que guardarlo las dos partes?

Sí, el cargador contractual y el transportista efectivo. Según la Resolución de 5 de junio de 2026, si uno de ellos genera los ficheros, basta con que el otro pueda descargarlos durante ese año.

¿Cuánto tiempo guarda SIDODI los documentos?

Al reemitir un documento, SIDODI conserva la versión anterior con su huella. Durante cuánto tiempo siguen los documentos en la plataforma, y en especial al terminar el contrato, se fija en el contrato con cada empresa. Para no depender de ese plazo, la exportación completa os deja una copia propia.

Fuentes oficiales

Consultadas el 21 de octubre de 2026. Este contenido es divulgativo y no sustituye a la lectura del texto oficial vigente.

¿Queréis revisarlo con vuestro caso?

En la demo se ve cómo funciona cada pieza con datos de ejemplo, y se puede repasar qué recogería vuestro contrato.

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